Gør administrationen til en fest!

Morten Holst Henriksen, Debtio ApsAdministration af ens virksomhed er ikke altid dét de fleste jubler højest over. Hvis du er én af dem, så får du her nogle gode tips til, hvordan det hele bliver lidt nemmere for dig.


Dette gæsteindlæg er skrevet af Morten Holst Henriksen fra Debito ApS.


Mange iværksættere, selvstændige og mindre erhvervsdrivende elsker deres arbejde og elsker at drive deres virksomhed. Hvad de færreste iværksættere derimod elsker, er administrationen af virksomheden; bogføring, regnskab, rykkerskrivelser eller inkasso for den sags skyld.

Hos Debito Inkasso hjælper vi hvert år tusindevis af iværksættere samt små- og mellemstore virksomheder med deres inkasso og ubetalte fakturaer. Vi har derfor et godt indblik i en lang række virksomheders processer og procedurer og kan se, at rigtig mange virksomheder kan gøre livet endnu lettere for iværksættere.

Dette blogindlæg giver dig 4 tips til ting du allerede kan gøre i dag for at gøre administrationen af din virksomhed til en fest. Heldigvis er det meget enkle ting, der kan gøre den store forskel.

Apps er ikke kun til sjov

Mange tror fejlagtigt at mobile apps kun er forbeholdt spil og andre private gøremål, men der findes efterhånden rigtig mange brugbare apps og online tjenester, der kan gøre livet lettere og mere produktivt for dig som selvstændig. Disse apps kan hjælpe dig med alt fra optimering af dine to-do-lister, timeregistrering, bogføring eller generelt bedre strukturering af din tid. En app de fleste iværksættere ville elske, men desværre de færreste kender til, er SKATs egen app, af samme navn, der kan hjælpe dig med at overholde dine frister for skat og momsafregning, men også hjælpe dig med at holde styr på dine bilag og bogføring. Appen er gratis og du er i gang på få minutter.

Udover de mange generelle apps, findes der ligeledes en række skræddersyede apps og online tjenester til specifikke brancher og virksomheder. Et eksempel herpå, er tjenesten Apacta der hjælper håndværkere med at holde styr på deres kvalitet, timeregistrering og bogføring.

Der findes utvivlsomt også en mobil- eller digital tjeneste der kan lette din arbejdsdag som iværksætter – Se efter det allerede nu i Google Play eller App Store.

Outsourcing af din hovedpine

Opgaver som især bogføring, økonomi og inkasso er områder som de fleste iværksættere får hovedpine af – men er ofte også områder der for få midler kan outsources til en ekstern partner, og det er ofte langt billigere end de fleste tror. Hos Debito har vi eksempelvis valgt at oursource alt bogføring. Det betyder at vi for under 3000 kr. om året ikke skal røre en finger med hensyn til bogføring. Ofte finder den eksterne bogholder også fradrag som vi selv havde overset – og på den måde tjener vi mange gange de 3000 kr. hjem igen.

Outsourcing er ofte langt billigere end du tror, og mange virksomheder kan ofte outsource hele eller dele af det administrative for et par tusinde kroner om året.

Hvilke opgaver giver dig hovedpine og kan de eventuelt outsources? Undersøg allerede dine muligheder i dag – det er ofte givet rigtig godt ud, og langt billigere at komme i gang end du lige går og tror.

Skab dine nogle faste rammer

Vælger du ikke at outsource de kedelige opgaver som bogføring og rykkerskrivelser, men ønsker at gøre det selv, så er der en fundamental ting du skal være opmærksom på, og som rigtig mange iværksættere ikke mestrer: at skabe faste rammer om administrationen.

Hos Debito oplever vi rigtig mange der er dårlig til at sætte faste rammer op for hvornår det administrative arbejde skal udføres: Skal det udføres hver dag, en gang om ugen eller en gang om måneden? I sidste ende afhænger det naturligvis af dig og din forretnings størrelse. Rådet herfra er dog at du mindst en gang om ugen dedikerer en hel dag til det administrative og praktiske, så som bogføring, fakturering osv.

Hvorfor er faste rammer så vigtige? Rigtig mange, især unge iværksættere, dedikerer ikke den fornødne tid til det administrative arbejde. De får derfor enten ikke arbejdet eller får det gjort alt for sent. Et eksempel kan være manglende styring af dine dårlige betalere. Formår du ikke at sætte faste rammer op for dig selv og din virksomhed for hvornår du følger op på dine debitorer, ja så bliver det enten ikke gjort eller også bliver det gjort alt for sent. Det kan have stor indflydelse eksempelvis i en eventuel inkassosag.

Send dine egne fakturaer

Outsourcing kan, som nævnt, give dig en enorm frihed, relativt billigt og ret effektivt. Har du ikke allerede i dag outsourcet din bogføring eller lignende, så bør du som iværksætter undersøge dine muligheder for det. Men når det er sagt, er der mindst én ting du aldrig må outsource: udsendelse af fakturaer. ”Hvorfor nu ikke det?” spørger du nok. Jo, det er ret simpelt. Ofte er udsendelse af faktura hverken særlig kompliceret eller tidkrævende for dig der har kontakten med kunden og ved hvad der er aftalt. Det kan dog ofte være svært for en ekstern bogholder der for eksempel ikke kender til antallet af timer, materialer eller hvilken aftale I har om den specifikke opgave.

Derudover giver det at udsende fakturaer også en konstant fornemmelse af hvor meget du omsætter for og dermed hvilken retning omsætningen bevæger sig i.

Hvis du alligevel vælger at outsource din fakturering, bør du bede din bogholder om løbende at afrapporterer din omsætning og udgifter.

De fire overstående punkter anbefaler jeg at du allerede i dag begynder at undersøge. Husk at der utvivlsomt vil være mange flere muligheder for dig specifikt eller din branche. Vigtigst af alt er dog, at du sørger for at gøre det administrative så let og smertefrit for dig selv og ikke lader dig begrænse eller hæmme af administrationen.